Relatório de Atividades 2018

Condução das atividades previstas no cronograma de atuação da gerência de processos organizacionais em 2018

a) DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE PESSOAS

Gerência de Desenvolvimento

- levantamento de pontos críticos dos 14 processos organizacionais mapeados em 2017;

- identificação das tarefas desempenhadas por cada servidor;

- aplicação de questionário (check-list para desenho departamental);

- dinâmica (brainstorming) para levantamento de problemas que afetam o trabalho da gerência;

- construção do diagrama de árvore (análise de causas que desdobra um problema);

- reunião de alinhamento para apresentação do diagrama de árvore e documento de análise com o gerente e chefe de departamento;

- apresentação do documento de análise para a Administração Superior;

- plano de trabalho para implantação das melhorias (agendamento e alerta de prazos);

- 4 reuniões de acompanhamento – projeto de melhoria.

Gerência de Pessoas - Membros

- levantamento de pontos críticos dos 18 processos organizacionais mapeados;

- identificação das tarefas desempenhadas por cada servidor;

- aplicação de questionário (check-list para desenho departamental);

- dinâmica (brainstorming) para levantamento de problemas que afetam o trabalho da gerência;

- construção do diagrama de árvore (análise de causas que desdobra um problema);

- reunião de alinhamento para apresentação do diagrama de árvore e documento de análise com o gerente e chefe de departamento;

- apresentação do documento de análise para a Administração Superior;

- plano de trabalho para implantação das melhorias (agendamento e alerta de prazos).

Gerência de Folha de Pagamento

- levantamento de pontos críticos dos 9 processos organizacionais mapeados;

- identificação das tarefas desempenhadas por cada servidor;

- aplicação de questionário (check-list para desenho departamental);

- dinâmica (brainstorming) para levantamento de problemas que afetam o trabalho da gerência;

- construção do diagrama de árvore (análise de causas que desdobra um problema);

- 2 reuniões de alinhamento para apresentação do diagrama de árvore e documento de análise com o gerente e chefe de departamento;

- apresentação do documento de análise para a Administração Superior;

- Abertura do projeto de reestruturação do DGP – 31/01

- Reunião para levantamento das inconsistências do protheus – 09/02 e 23/02

b) CONTROLE INTERNO

- reunião para identificação dos processos organizacionais;

- mapeamento (fluxo e detalhamento) de 8 processos organizacionais: Controle Externo, Elaboração do PAAI, Monitoramento de Diárias, Monitoramento do Portal Transparência, Monitoramento do GEOBRAS, Orientação e Consulta Técnica);

- levantamento de pontos críticos nos 8 processos organizacionais mapeados;

- identificação das tarefas desempenhadas por cada servidor ;

- aplicação de questionário (check-list para desenho departamental);

- dinâmica (brainstorming) para levantamento de problemas que afetam o trabalho do departamento;

- construção do diagrama de árvore (análise de causas que desdobra um problema);

- reunião de alinhamento para apresentação do diagrama de árvore e documento de análise com a equipe do departamento;

- apresentação do documento de análise para a Administração Superior ;

- construção de plano de trabalho para implantação das melhorias (agendamento e alerta de prazos);

- 09 reuniões de acompanhamento – implantação das melhoria;

- elaboração da Carta de Serviços.

c) DAA

- reunião para identificação dos processos organizacionais;

- mapeamento (construção de fluxo e detalhamento) de 10 processos organizacionais (Doação de Bens, Pagamento de Multa, Registro de Sinistro, Recebimento de Notificação de Trânsito, Notificação de Fornecedor, Material de Consumo em Estoque e Serviços Gerais, Gestão de contratos – Prestação de Serviços com Exclusividade, Gestão de Contratos – Prestação de Serviços Continuo, Gestão de contratos – Entrega Total e Gestão de contratos – Entrega Parcial)

- elaboração da Carta de Serviços da Gerência de Serviços Gerais;

d) GAECO

- reunião para identificação dos processos organizacionais (04/04)

- mapeamento (construção de fluxo e detalhamento) de 36 processos organizacionais em 45 visitas (05/04 à 16/08):

- Coordenação: 10 processos organizacionais

- Diretoria de Inteligencia operacional: 11

- Delegacia: 03

- DAD: 02

- Promotoria de Justiça: 08

- Recepção: 01

- TI: 1

- levantamento de pontos críticos nos 36 processos organizacionais mapeados;

- dinâmica (brainstorming) para levantamento de problemas que afetam o trabalho;

- construção do diagrama de árvore (análise de causas que desdobra um problema)

- reunião de alinhamento para apresentação do diagrama de árvore e documento de análise com o Coordenador do Gaeco.

e) CEAF

- Apresentação do trabalho realizado em 2017 ao novo coordenador;

- 06 reuniões para auxílio na construção do Regimento Interno do CEAF.

f) CAOP

- 2 reuniões para revisão dos fluxos;

- 1 reunião para modelagem do processo e implantação do sistema SAT;

g) DEPLAN – GERÊNCIA DE CONTRATOS

- revisão dos mapeamentos (fluxo e detalhamento) de 06 processos organizacionais;

h) SUBPROJETO ´´ CAPACITAÇÃO EM MAPEAMENTO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS E COMPETÊNCIAS TÉCNICAS``

- 17 reuniões (construção da EAP, elaboração do cronograma, distribuição de tarefas e agendamentos);

- elaboração de material para capacitação em gestão de processos (vídeo interativo e texto).

i) PROJETO GESTÃO POR COMPETÊNCIA E GT QUESTIONÁRIO

- participação em 21 reuniões;

- participação na elaboração do questionário de identificação de competências;

- reuniões técnicas com assessorias externas (MPMS, NEXT e LEMER);

- participação na elaboração do questionário de identificação dos GAPs de competências.

j) SUBCOORDENAÇÃO DO GT PROCESSOS/CNMP

- 15 encontros virtuais e 01 encontro presencial (2ª RO do FNG/CNMP)

- planejamento (cronograma, edital e regulamento) da 1ª Mostra de Processos

k) PROJETO – CENTRAL DE SERVIÇOS DA TI

- participação na elaboração do canvas do projeto (06/03, 12/03 e 16/03)

l) PROJETO FORTALECER

– treinamento da equipe (21/08)

– construção de fluxos (04/09)

m) VISITA TÉCNICA DA SEMA

- apresentação da Gerência de Processos (27/03)

Eventos:

- participação no curso de modelagem de indicadores (17 a 19/06);

- participação em evento sobre gestão de processos promovido pela SEGES (02/08);

- subcoordenação do GT Processos do Fórum Nacional de Gestão do CNMP;

- participação (organização e apresentação) na 1ª Mostra de Processos do Ministério Público Brasileiro que ocorreu em Recife – PE, no mês de outubro.