Fundamentos em Gerenciamento de Projetos

Projeto: esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único¿

Programa: grupo de projetos, subprogramas e atividades do programa relacionados e que são gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente¿

Portfólio: Projetos, programas, subportfólios e operações gerenciados em grupo, para alcançar objetivos estratégicos¿

Projeto estratégico: projeto vinculado à missão, à visão e aos objetivos estratégicos, com a possibilidade de envolver mais de uma unidade, o que pode exigir maior coordenação e articulação entre setores diversos para o alcance dos objetivos. Será identificado nos projetos propostos no MPMT o alinhamento estratégico com o Planejamento Estratégico do MPMT e/ou com o Planejamento Estratégico Nacional¿

PMBOK (Project Management Body of Knowledge): guia de boas práticas para gerenciamento de projetos organizado pelo instituto PMI e é considerado a base do conhecimento sobre gerenciamento de projetos por profissionais da área;

Processos: São atividades inter-relacionadas que ocorrem de forma contínua e repetitiva.

Autor: é o idealizador do projeto;

Gerente do projeto: é o membro ou servidor responsável por coordenar os trabalhos relacionados ao projeto, especialmente quanto à execução e encerramento do projeto;

Equipe do projeto: são pessoas que atuam no projeto, especialmente na execução, sob a coordenação do Gerente do Projeto;

Patrocinador do projeto: membro ou servidor que fornece os recursos necessários, apoio e suporte para o projeto, programa ou portfólio, principal parte interessada no sucesso do projeto.

• Entregas factíveis às expectativas da sociedade;
• Maximiza a chances de sucesso do projeto;
• Reduz risco, atrasos e custos;
• Prioriza o planejamento para facilitar execução;
• Alinha o projeto aos objetivos estratégicos. 

“Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos”, conforme descrito pelo PMBOK 2013.

Para que o gerenciamento de projetos seja realizado foram instituídos cinco grupos de processos que possuem constante interação entre si, são eles: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. 

Os grupos de processos são as fases consideradas genéricas dentro de um projeto. Cada projeto pode ser dividido em fases que dependem, intimamente, da natureza do projeto. Em cada fase do projeto há uma entrega ou finalização de um trabalho específico. A seguir breve detalhamento sobre cada fase do projeto, de acordo com Ricardo Vargas (2014 p. 14) e PMBOK 2013.

Iniciação – é na fase de iniciação que uma necessidade é identificada e estruturada para ser tratada como um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente. Documentos iniciais são elaborados e é neste momento que se tem a obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase.

Planejamento – na fase de planejamento são executados processos para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado. Nesta fase são elaborados os planos de escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos e aquisições.

Execução – na fase de execução os processos realizados são para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, que compreende os planos citados na fase de planejamento, para satisfazer as especificações do projeto. Grande parte dos erros encontrados nas fases anteriores fica evidenciada na fase de execução.

Monitoramento e Controle – nesta fase os processos são executados com o objetivo de acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as mudanças correspondentes de forma imediata. Essas atividades podem ser realizadas em paralelo com as demais fases do projeto.

Encerramento – esta fase representa os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto ou fase. Neste momento cabem atividades de auditoria e avaliação das entregas realizadas.

Estes grupos de processos fornecem 47 processos distribuídos em 10 áreas de conhecimento:

• Gerenciamento de integração do projeto;
• Gerenciamento do escopo do projeto;
• Gerenciamento de tempo do projeto;
• Gerenciamento de custos do projeto;
• Gerenciamento da qualidade do projeto;
• Gerenciamento de recursos humanos do projeto;
• Gerenciamento das comunicações do projeto;
• Gerenciamento das partes interessadas do projeto;
• Gerenciamento de riscos do projeto;
• Gerenciamento de aquisições do projeto.

É importante registrar que o PMBOK é um guia de boas práticas para gerenciamento de projetos, ou seja, os processos, suas ferramentas e técnicas estão disponíveis para adoção das organizações conforme sua maturidade e complexidade de seus projetos.

É uma metodologia robusta de gerenciamento que proporciona a oportunidade de elaborar e criar um plano de projeto de maneira colaborativa, envolvendo equipe e stakeholders em um mesmo ambiente.

Em uma atmosfera altamente criativa, diferentes pessoas (stakeholders) criam em conjunto um plano de projeto utilizando post-its e fixando-os em um cartaz onde estão reunidos todos os itens essenciais no planejamento de um projeto, isto permite uma melhor compreensão visual dos conceitos de um projeto, o engajamento da equipe e a rápida tomada de decisões.  A palavra Canvas vem do inglês e quer dizer “tela”, justamente para que se reúna todo plano em uma única tela.

A modelagem de projetos Canvas concilia uma abordagem ágil e adaptativa com os fundamentos do Guia PMBOK ¿ 5a edição, apresentando-os de maneira amigável ao cérebro, por meio de técnicas da neurogestão.

No MPMT, o EGP aplicará a metodologia Canvas logo que a ideia de um projeto for manifestada por um servidor ou membro. Esta técnica visa abstrair preliminarmente do idealizador as principais informações para o planejamento em nível macro, estimulando a criatividade e analisando pontos importantes para análise da viabilidade técnica e estratégica do projeto.

No MPMT a Gerência de Desenvolvimento e Projetos (GDP), unidade do Departamento de Planejamento e Gestão, atua como um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) e tem como missão elaborar, organizar, gerenciar e acompanhar a execução de projetos e programas desenvolvidos necessários ao pleno desenvolvimento da instituição, contribuindo principalmente para que novos projetos sejam planejados com base na metodologia adotada, de acordo com as melhores práticas de gerenciamento de projetos.

Vale ressaltar que a implantação de escritório de projetos é uma boa prática mundial nas organizações que buscam aprimoramento na condução de seus projetos. Além disso contribui para o alinhamento dos objetivos dos projetos com os objetivos estratégicos da organização.

COMO TRANSFORMAR UMA IDEIA EM PROJETO?

Para isso basta acessar o espaço do EGP, “Projetos e Campanhas”, na Intranet ou pelo e-mail egp@mpmt.mp.br.