Metodologia
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METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
A metodologia de Gerenciamento de Projetos tem como objetivo: padronizar, instruir, orientar e disciplinar a elaboração de projetos no âmbito do Ministério Público do Estado de Mato Grosso.
Como qualquer metodologia de trabalho, aqui será apresentado o processo de Gerenciamento de Projetos no MPMT, ou seja, como as atividades do gerenciamento de projetos ocorrerão.
A metodologia compreende os grupos de processos do PMBOK demonstrado a seguir, na sequência cada grupo de processo é explorado.
ATOR/RESPONSÁVEL: Unidade Demandante | |
Cadastrar ideia | Como: membros ou servidores podem cadastrar uma ideia preenchendo o formulário “Cadastro de Ideias” localizado no espaço “Projetos e Campanhas” na Intranet. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos) | |
2. Elaborar proposta de projeto | Como: com base na ideia cadastrada o Escritório de Gerenciamento de Projetos elabora a Proposta de Projeto, na qual são realizados o alinhamento estratégico e orçamentário da ideia. Informações complementares: Alinhamento Estratégico – é verificado se o objetivo a ser alcançado com a ideia está alinhado aos objetivos estratégicos da instituição, neste momento são consultados os livros do Planejamento Estratégico do MPE/MT e do Planejamento Estratégico Nacional ou até mesmo a Gerência de Gestão/DEPLAN. Alinhamento orçamentário – é verificado se está previsto no Plano de Trabalho Anual da unidade demandante orçamento para execução de projetos. Pode ter casos que a ideia será executada por meio de parcerias e convênios. Modelo de Proposta de Projeto – armazenado na pasta corporativa da Gerência de Desenvolvimento e Projetos. |
ATOR/RESPONSÁVEL: Patrocinador | |
3. Analisar solicitação do EGP | Como: com base na Proposta de Projeto ou Termo de Abertura de Projeto encaminhado pelo EGP, o Patrocinador avalia se é possível dar continuidade ao projeto. Conforme avaliação, pode ocorrer: Proposta de Projeto aprovada – encaminha-se para a unidade demandante elaborar o TAP; Proposta de Projeto não aprovada – encaminha-se para o EGP informar unidade demandante; Proposta de Projeto necessita de ajustes – encaminha-se para o EGP realizar os ajustes. Informações complementares: considera-se patrocinador do projeto a alta administração do MPMT compreendendo: Procurador Geral de Justiça, Secretário Geral de Gabinete, Secretário Geral de Administração e Diretoria Geral. O encaminhamento do TAP a alta administração dependerá do projeto (se área meio ou fim). |
ATOR/RESPONSÁVEL: Unidade Demandante | |
4. Elaborar Termo de Abertura de Projetos | Como: constatado o alinhamento estratégico a unidade demandante está apta para elaborar o Termo de Abertura de Projetos. O EGP acompanha a elaboração que deve ser feita em conjunto entre a equipe do projeto e o gerente do projeto da unidade demandante. Este documento oficializa/autoriza o início do planejamento da ideia cadastrada. Informações complementares: modelo de Termo de Abertura de Projeto – armazenado na pasta corporativa da Gerência de Desenvolvimento e Projetos. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos) | |
5. Validar TAP | Como: o termo de abertura de projetos passa pela análise do escritório de gerenciamento de projetos com a finalidade de identificar inconsistências conceituais e orientar, quando for o caso, a correta elaboração do TAP. |
ATOR/RESPONSÁVEL: Unidade Demandante | |
6. Iniciar Plano de Projeto | Não havendo necessidade de ajustes, inicia-se o Subprocesso Planejamento. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos) | |
7. Informar área demandante | Como: informa a área demandante do indeferimento da proposta de projeto. |
8. Arquivar proposta de projeto | Como: arquiva-se a proposta de projeto em arquivo interno e no sistema GEDOC. |
9. Realizar ajustes orçamentários e/ou alinhamento estratégico | Como: realizar os ajustes conforme apontamentos feitos pelo patrocinador, posteriormente a Proposta de Projeto é encaminhada novamente para apreciação do patrocinador e segue o fluxo. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP / GP / Equipe do Projeto | |
| Como: o EGP fornece o plano de projeto e acompanha sua elaboração que deve ser feita em conjunto entre a equipe do projeto e o gerente do projeto. Após conclusão, o plano de projeto é encaminhado via GEDOC para o Patrocinador. Informações complementares: Modelo de Plano de Projeto – armazenado na pasta corporativa da Gerência de Desenvolvimento e Projetos. O EGP fica à disposição para eventuais dúvidas na condução do projeto e atua como facilitador. |
ATOR/RESPONSÁVEL: Patrocinador | |
2. Analisar solicitação do EGP | Como: com base no Plano de Projeto encaminhado pelo EGP, o Patrocinador faz suas considerações. Conforme análise pode ocorrer necessidade de ajustes no Plano de Projeto, neste caso encaminha-se o EGP realizar ajustes. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP / GP / Equipe do Projeto | |
3. Realizar ajustes | Como: realizar os ajustes conforme apontamentos feitos pelo patrocinador, posteriormente o Plano de Projeto é encaminhada novamente para apreciação do patrocinador e segue o fluxo. |
4. Iniciar execução do Projeto | Como: Não havendo a necessidade de ajustes inicia-se o Subprocesso Execução Monitoramento e Controle. |
ATOR/RESPONSÁVEL: GP / Equipe do Projeto | |
| Como: Equipe do projeto executa as atividades conforme planejamento do Projeto. O Plano de Projeto será o guia da equipe de projeto e o Gerente acompanhará a execução das atividades de forma a garantir que o projeto alcance seus objetivos. Informações complementares: o EGP fica à disposição para eventuais dúvidas na condução do projeto e atua como facilitador. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP | |
2. Realizar controle integrado de mudanças | Como: durante a execução do projeto havendo a necessidade de mudanças em relação ao que foi planejado, inicia-se o Subprocesso Controle de Mudanças”. |
ATOR/RESPONSÁVEL: GP / Equipe do Projeto | |
3. Adotar medidas corretivas e preventivas | Como: após a realização do controle de mudanças a equipe de projetos aplica as medidas corretivas e preventivas conforme identificados no controle de mudanças. |
4. Informar o andamento do projeto | Como: mensalmente deve o gerente do projeto informar o andamento/evolução do projeto ao EGP. Informações complementares: o registro deste andamento deve ser enviado por e-mail ao egp@mpmt.mp.br. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP | |
5. Fornecer suporte ao projeto | Como: fica o EGP a disposição para fornecer suporte ao projeto em execução. |
6. Preparar encerramento do projeto | Como: constatada a finalização do projeto o EGP inicia o Subprocesso Encerramento. |
- CONTROLE DE MUDANÇAS EM PROJETOS
ATOR/RESPONSÁVEL: GP | |
| Como: as mudanças durante a execução do projeto devem ser registradas e solicitadas através do Formulário Solicitação de Mudanças, que deve ser requerido por e-mail ao EGP. O Formulário de Solicitação de Mudanças deve ser anexado ao GEDOC em aberto. Informações complementares: utilizar o e-mail egp@mpmt.mp.br. Modelo de Formulário de Solicitação de Mudanças – armazenado na pasta corporativa da Gerência de Desenvolvimento e Projetos. |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP | |
2. Analisar impactos no projeto | Como: conforme solicitação da equipe de projeto o EGP analisa os impactos da mudança no que foi planejado par ao projeto. São analisados especialmente mudanças referentes a escopo, custo e cronograma do projeto. |
3. Informar impactos | Como: EGP emite parecer informando os impactos que o projeto sofrerá em virtude das mudanças solicitadas. O gerente do projeto é informado por e-mail e anexado o parecer ao GEDOC em aberto. |
ATOR/RESPONSÁVEL: Patrocinador | |
4. Aprovar mudanças | Como: realiza apreciação das mudanças solicitadas e encaminha para o EGP. Pode ocorrer:
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ATOR/RESPONSÁVEL: EGP | |
5. Informar gerente do projeto | Como: informar o gerente de projetos da não aprovação da mudança. |
6. Replanejar contemplando a mudança | Como: com as mudanças aprovadas o projeto deve ser replanejado e sua documentação atualizada, essa atividade deve ser realizada em conjunto com a equipe do projeto e gerente do projeto. |
ATOR/RESPONSÁVEL: GP / Equipe do Projeto | |
| Como: o EGP fornece o Termo de Aceite e acompanha sua elaboração que deve ser feita em conjunto entre a equipe do projeto e o gerente do projeto. Após conclusão, o Termo de Aceite é encaminhado via GEDOC para o Patrocinador. Informações complementares: Modelo de Termo de Aceite – armazenado na pasta corporativa da Gerência de Desenvolvimento e Projetos. O EGP fica a disposição para eventuais dúvidas na condução do projeto e atua como facilitador. |
ATOR/RESPONSÁVEL: Patrocinador | |
2. Aprovar o Termo de Aceite | Como: realiza apreciação do termo de aceite e encaminha para o GP / Equipe do projeto. |
ATOR/RESPONSÁVEL: GP / Equipe do Projeto | |
3. Registrar lições aprendidas | Como: o EGP fornece o Registro de Lições Aprendidas e acompanha sua elaboração que deve ser feita em conjunto entre a equipe do projeto e o gerente do projeto. Após conclusão, o Registro de Lições Aprendidas é encaminhado via GEDOC para o EGP dar prosseguimento ao encerramento do projeto. Informações complementares: Modelo de Registro de Lições Aprendidas – armazenado na pasta corporativa da Gerência de Desenvolvimento e Projetos. O EGP fica a disposição para eventuais dúvidas na condução do projeto e atua como facilitador |
ATOR/RESPONSÁVEL: EGP | |
4. Inserir projeto no banco de projetos do MP | Como: registra a documentação e resultados do projeto no espaço Projetos e Campanhas na Intranet. |
5. Inserir projeto nos banco de projetos de Premiações | Como: registra a documentação e resultados do projeto nos bancos de projetos que premiam, conforme requisitos de cada processo seletivo. Atualmente são realizadas inscrições no banco nacional do CNMP e Prêmio Innovare. |