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1.  Breve Introdução

O Sistema de Planejamento e Gestão – SISPLAN – é uma iniciativa da Procuradoria Geral de Justiça do Ministério Público Estadual de Mato Grosso desenvolvida desenvolvida pela equipe do NEGE/DEPLAN (Núcleo de Estatística e Gestão Estratégica) pertencente ao Departamento de Planejamento e Gestão − DEPLAN. Trata-se de uma de uma ferramentas de gestão e monitoramento com foco principal no planejamento estratégico institucional. A implantação deste sistema trará os seguintes benefícios:

• Acompanhamento contínua das atividades, projetos e ações departamentais.

• Garantia do sucesso das estratégias definidas;

• Fortalecimento da cultura do aprendizado e da inovação com foco na gestão para resultados;

• Integralização e sistematização do Mapa Estratégico, projeto e indicadores até o nível operacional;

• Consolidação e sistematização dos resultados atribuídos e previstos no PEI – MP/MT, através da automatização dos indicadores, bem como automatização do acompanhamento das iniciativas implementadas;

• Aumento e detalhamento da qualidade das informações estratégicas e táticas;

• Acompanhamento e controle em tempo real o cumprimento das iniciativas estratégicas definidas pelas respectivas áreas;

• Um dos benefícios no desenvolvimento deste sistema é o fortalecimento da governança institucional através do efetivo controle do desdobramento da estratégia,

Todos os termos de aberturas, cronogramas e planos de ação padrão construídos para os projetos estratégicos serão cadastrados e terão sua execução monitorada no SISPLAN. Além disso, o sistema o sistema conta com painéis para acompanhamento de resultados e será integrado ao sistema finalístico SIMP de forma a concentrar em um único momento o lançamento das atualizações dos projetos e objetivos estratégicos. 

2. Formulação do Planejamento Estratégico Institucional em breves etapas

O SISPLAN foi pensando e desejado para maior controle das ações desdobradas do Planejamento Estratégico Institucional (PEI), antes de usar o SISPLAN é importante entender basicamente como se deu e a estrutura do PEI.Image Removed

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Etapa 1 –  – Normatização – Ato Administrativo nº 1.194/2023-PGJ (Baixar arquivo);

Etapa 2 –  – Diagnóstico – coleta de percepções da sociedade em geral e dos integrantes do MPMT, e extração de informações/dados extraídos da plataforma MPMT + Social. Ao final da etapa tem-se um “raio-x” das dificuldades/problemas que precisamos priorizar para tratar enquanto MPMT.

Etapa 3 –  – Diretrizes Estratégicas – identificação do propósito, missão, visão e valores dos próximos oito anos (2024-2031) e elaboração de cesta de objetivos estratégico. Posteriormente, houve realização de workshops com a participação de representantes das Procuradorias de Justiça Especializadas e chefes de departamentos, neste momento foram priorizadas diretrizes dos objetivos estratégicos que serão contemplados para o próximo biênio. Ao final desta formatou-se o Mapa Estratégico.

Etapa 4 –  – Desdobramento da Estratégia – Com base no Mapa Estratégico e através de Workshops foi realizado o desdobramento da estratégica, que tratou da identificação dos indicadores, metas e iniciativas (projetos estruturantes). Ainda nesta etapa, foram formulados os projetos estruturante que serão executados no ciclo que se iniciará em 2024.

Por meio do Mapa Estratégico é possível visualizar de forma gráfica e em uma única tela o foco da estratégia dos próximos oito anos.

Todo a formulação foi registrada no Portal Foco: https://mpmt.mp.br/portalfoco/html/formulacao-pei/page/home

3. Processo de desenvolvimento do SISPLAN

A partir de um trabalho inicial de levantamento de informações, com objetivo de fundamentar e balizar a execução deste projeto, podemos destacar os seguintes pontos em relação à maneira como se deu o processo de desenvolvimento do SISPLAN:

• Realização de um Brainstorming com os integrantes do Departamento de Planejamento e Gestão (DEPLAN), com a subprocuradora de Planejamento e Gestão e com o Diretor Geral e o propósito foi de coletar percepções e expectativas.  O resultado do brainstorming gerou subsídios para construção da visão do produto.

Ferramenta utilizada: Whiteboard - MS Office 365.
Material utilizado: apresentação powerpoint sobre como construir a visão do produto.

Resultado: Visão do Produto.

• A partir da visão do produto, foram identificadas as primeiras funcionalidades básicas para atendimento das expectativas dos envolvidos, usuários do sistema e outros requisitos técnicos. Neste momento também foi alocada a equipe de desenvolvimento do sistema, ocorreram os devidos tramites de contratações e realocações de profissionais de TI para integrarem o NEGE.

• Este projeto de desenvolvimento é conduzido com base na metodologia ágil Scrum, foram adotadas as cerimônias de planejamento, revisão e reunião diária e utilizados os seguintes sistemas: Jira - para controle de demandas com os desenvolvedores, Confluence - para armazenamento e colaboração de conteúdo referente ao sistema e o Planner (MS-OFFICE) - para condução gerencial das demandas internas da equipe do DEPLAN. 

3.1

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Caracerística da Solução

O Sistema de Planejamento e Gestão foi concebido de forma modular para que as necessidades prioritárias possam ser obtidas mais rapidamente. E, também, visando melhor organização e evolução do desenvolvimento.

4. Módulos do Sistema

Foram identificados os seguintes módulos:

• Administração;

• Cadastro Básico;

• Planejamento;

• Iniciativas;

• Gestão;

• Integrações;

• RADAR;

• Gestão de Riscos.

O módulo Integrações será implementado e disponibilizado conforme avanço no desenvolvimento e operação do sistema, já os módulos Radar e Gestão de Riscos serão contemplados em versões futuras, após o perfeito funcionamento em operação dos demais módulos.

• Módulo Administração e Cadastros Básicos;
  Módulo para manutenção dos elementos base para o funcionamento das funcionalidades e acessos do sistema, sendo que no cadastro básico estão concentrados os elementos necessários para elaboração e manutenção de um mapa estratégico, ficha de indicadores e ciclos de planejamento estratégico, 

• Módulo Planejamento
  No Sistema de Planejamento e Gestão primeiro são vencidas todas as etapas de elaboração do planejamento estratégico para posteriormente, ao longo de sua execução, realizar sua gestão. Então, tendo já os elementos básicos cadastrados o próximo passo é cadastrar os elementos do planejamento: ciclo e construção do mapa estratégico.

• Módulo Iniciativas

Neste módulo é possível fazer a gestão das iniciativas desdobradas do PEI, contempla a manutenção dos tipos de iniciativas: projeto e plano de ação.

• Módulo Gestão
  No módulo de gestão são realizados o monitoramento e controle do planejamento estratégico institucional, inicialmente estruturado assim:

  • Indicadores - para apuração do Planejamento Estratégico Institucional - funcionalidade para coleta de resultados dos indicadores e iniciativas estratégicas,

  • Painel de Resultados - para Monitoramento do Planejamento Estratégico Institucional - funcionalidade para consulta (sendo a apresentação das informações de diferentes formas) da situação/progresso do cumprimento do planejamento estratégico institucional.

• Módulo de Integrações

Previsão de serviços de integração do sistema de planejamento e gestão com SIMP, GEDOC, ATHENAS, SIAGEO e outros que forem pertinentes para coleta de informações de forma automática, sem a necessidade de inserção pelo usuário final. Inicialmente foi priorizada a integração com o sistema SIMP, as demais estarão nos pacotes de melhorias nas versões futuras após perfeito funcionamento dos módulos iniciais na operação do PEI.

• Módulo RADAR

Neste módulo a previsão é de disponibilizar funcionalidades que permitam aos gestores do MPMT acesso integral a informações das unidades administrativas que julgarem estratégicas para rápida consulta durante uma necessidade de tomada de decisão. 
Módulo Gestão de Riscos

Previsão de trabalhar inicialmente com a matriz de riscos e ao longo do desenvolvimento e amadurecimento da aplicação do projeto de Gestão de Riscos na instituição ampliar suas funcionalidades no Sistema de Planejamento e Gestão.

4.1 Usuários Identificados

Perfis de usuários identificados inicialmente, novos podem ser criados conforme necessidade.